SBL Joint Notice of Privacy Practices

Updated February 2020

(Spanish version below)

This notice describes how information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Our Responsibilities
This organization is required to:

• Maintain the privacy of your health information.
• Provide you with a notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you.
• Abide by the terms of this notice.
• Notify you if we are unable to agree to a requested restriction.
• Accommodate reasonable requests you may have to communicate health information by alternative means or at alternative locations.

We will not use or disclose your health information without your authorization, except as described in this notice.

We reserve the right to change our practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain. Should our information practices change, we will create a revised notice, which will be available by request and on our website.

Understanding Your Health Record/Information
Each time you visit a hospital or healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:

• Basis for planning your care and treatment.
• Means of communication among the many health professionals who contribute to your care.
• Legal document describing the care you received.
• Means by which you or a third-party payer can verify that services billed were actually provided.
• A source of data for medical research.
• A source of information for public health officials to improve the health of the nation.
• A source of data for facility planning and marketing.
• A tool with which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve.

Understanding what is in your record and how your health information is used helps you to:

• Ensure its accuracy.
• Better understand who, what, when, where, and why others may access your health information.   
• Make more informed decisions when authorizing disclosure to others.

Your Health Information Rights
Although your health record is the physical property of the healthcare practitioner or facility that compiled it, the information belongs to you. You have the right to the following subject to limitations in the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) and the Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH) of 2009:

• Request that your health information not be shared with your insurer, if you pay your bill for services at the time of registration.
• Request a restriction on certain uses and disclosures of your information. We are required to consider all requests for restrictions carefully and are not required to agree to your request. You do not have the right to restrict health information for treatment, subpoenas, and/or court orders.
• Obtain a copy of the Joint Notice of Privacy Practices upon request. These are kept primarily at each registration area in SBL entities and on our website.
• Inspect and receive a copy of your health record.
• Amend your health record. We will review each amendment request carefully and if we believe that the information that you would like to amend is accurate and complete, your request will be completed. If your request for an amendment is denied, you will be notified of the reason for the denial.
• Obtain an accounting of disclosures of your health information for purposes other than treatment, payment, healthcare operations, or an authorization that has been signed by you.
• Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations.
• Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken.

For More Information or to Report a Problem
If you have questions about this Notice or talk about a problem, contact the Compliance/Privacy Officer at (217) 258-4147. If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the Compliance/Privacy Officer. In addition, you can file a written complaint to the Secretary of U.S. Department of Health and Human Services. Persons filing a complaint in good faith shall not be subject to retaliation.

Examples of Disclosures for Treatment, Payment and Health Operations:
We will use your health information for treatment.
For example: Information obtained by a nurse, medical provider, or other member of your healthcare team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment that should work best for you. Your medical provider will document in your record his or her expectations of the members of your healthcare team. Members of your healthcare team will then record the actions they took and their observations. In that way, the medical provider will know how you are responding to treatment.

We may disclose your health information in the following circumstances.

• When we attempt to obtain your consent and are unable to do so, because you are unconscious or otherwise incapacitated and we reasonably infer that you would have consented with these barriers to communication.
• When you require emergency treatment.
• When we are required by law to disclose your health information.

We will use your health information for payment.

For example: A bill may be sent to you or a third-party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used.

We will use your health information for regular business operations.
For example: Members of the medical staff and process improvement teams may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the healthcare and service provided.

Business Associates: There are some services provided in our organization through contracts with business associates. For example, external lab service for certain laboratory tests. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we’ve asked them to do. To protect your health information, however, we require the business associate to enter into an agreement with Sarah Bush Lincoln.

Directory: Unless you notify us that you object, we will use your name, location in the facility and religious affiliation for directory purposes. This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name.

Notification: Unless you notify us that you object, we may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition.

Communication with family: Unless you notify us that you object, health professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care.

Research: We may disclose information without your authorization to researchers when our Institutional Review Board has approved a waiver of authorization for disclosure. The researcher has established protocols to ensure the privacy of your health information.

Medical Examiner: We may disclose health information to a medical examiner as authorized by law.

Funeral Directors: We may disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.

Organ Procurement Organizations: Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.

Disaster Relief: We may use or disclose health information for disaster relief purposes to the extent authorized by law.

To Stop a Serious Threat: We may share your health information to prevent a serious and urgent threat to the health and safety of you or someone else. For example: A threat to harm another person may be reported to the police.

Military Authorities: If you are a member or veteran of the armed forces, we may share your health information with the military as authorized or required by law.We may share health information about foreign military personnel to the proper foreign military authority.
    
Workers Compensation: We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.

Public Health Reporting: We may disclose health information for the following public health activities and purposes:

• To report for the purposes of preventing or controlling disease, injury, or disability, as required by law and public health concerns.
• To report suspected abuse, neglect, or exploitation of children or vulnerable adults to public health or other government authorities authorized by law.
• To report information about products under the jurisdiction of the U.S. Food and Drug Administration.
• To alert a person who may have been exposed to a communicable disease or may otherwise be at risk for contracting or spreading a disease or condition.
• To report information to your employer as required by law. For example: State and local health departments and Prevention, and Occupational Safety and Health Administration (OSHA).

Health Oversight Activities: We may disclose your health information to health oversight agency that ensures that we are complying with the rules of government programs such as Medicare and Medicaid.

Correctional Institution: Should you be an inmate of a correctional institution, we may disclose to the institution or agents thereof health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.

Law Enforcement: We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law, in response to a valid subpoena, or in compliance with a court order. We may also disclose limited health information to police or law enforcement officials for identification and location purposes and to assist with criminal investigations.

Fundraising: We may use certain information (name, address, telephone number or email information, age, date of birth, gender, health insurance status, dates of service, department of service information, treating physician information or outcome information) to contact you for the purpose of raising money for Sarah Bush Lincoln and you will have the right to opt out of receiving such communications with each solicitation. For the same purpose, we may provide your name to the Sarah Bush Lincoln Health Foundation.  The money raised will be used to expand and improve the services and programs we provide the community. You are free to opt out of fundraising solicitation, and your decision will have no impact on your treatment or payment for services at Sarah Bush Lincoln.

Aviso De Prácticas De Privacidad Conjuntas De Sarah Bush Lincoln

Actualizado en agosto de 2020

Este aviso describe cómo se puede usar y revelar su información médica, y cómo puede tener acceso a la misma. Revíselo cuidadosamente.

Nuestras obligaciones
Sarah Bush Lincoln Health System debe:

• Conservar la privacidad de su información médica.
• Darle un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con la información sobre usted que recopilamos y conservamos.
• Cumplir los términos de este aviso.
• Notificarle si no podemos aceptar una restricción que haya solicitado.
• Adaptarse a las solicitudes razonables que usted pueda hacer para que le comuniquen la información médica por medios alternativos o en lugares alternativos.

No usaremos ni revelaremos su información médica sin su autorización, con excepción de lo que se describe en este aviso.
Nos reservamos el derecho a cambiar nuestras prácticas y hacer efectivas las nuevas disposiciones para toda la información médica protegida que mantenemos. Si nuestras prácticas de información cambian, crearemos un aviso revisado que estará disponible a solicitud y en nuestro sitio web.

Entender su expediente médico/información médica
Cada vez que visita un hospital o un proveedor de atención médica, se hace un registro de su visita. Generalmente, este registro contiene sus síntomas, examen y resultados de pruebas, diagnósticos, tratamiento y un plan para la atención o el tratamiento en el futuro. Esta información, que muchas veces se menciona como su expediente médico o de salud, sirve como:

• La base para planificar su atención y tratamiento.
• Medio de comunicación entre los diferentes profesionales de la salud que contribuyen a su salud.
• Documento legal que describe la atención que recibió.
• Medio por el que usted o un pagador tercero puede verificar que los servicios facturados realmente se prestaron.
• Una fuente de información para investigaciones médicas.
• Una fuente de información para los representantes de salud pública para mejorar la salud del país.
• Una fuente de información para planificación y mercadeo de las instalaciones.
• Una herramienta con la que podemos evaluar y trabajar continuamente para mejorar la atención que prestamos y los resultados que logramos.

Comprender qué hay en su expediente y cómo se usa su información médica le ayuda a:

• Garantizar su precisión.
• Entender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otras personas pueden acceder a su información médica.
• Tomar decisiones más informadas cuando autoriza la revelación a los demás.

Sus derechos sobre su información médica
A pesar de que su expediente médico es propiedad física del profesional de atención médica o del centro que lo reunió, la información le pertenece a usted. Sujeto a las limitaciones de la Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud de 1996 (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA) y de la Ley de tecnología de información de la salud para la economía y la salud clínica (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act, HITECH) de 2009, usted tiene derecho a:

• Pedir que su información médica no se comparta con su aseguradora, si usted paga la factura por sus servicios al momento del registro.
• Solicitar una restricción de ciertos usos y revelaciones de su información. Se nos exige considerar todas las solicitudes de restricciones cuidadosamente y no se nos exige aceptar su solicitud. Usted no tiene derecho a restringir la información médica para tratamiento, citaciones ni órdenes del tribunal.
• Obtener una copia del Aviso conjunto de prácticas de privacidad cuando la solicite. Estas se mantienen principalmente en cada área de registro en las entidades del SBL y en nuestro sitio web.
• Inspeccionar y recibir una copia de su expediente médico.
• Enmendar su expediente médico. Revisaremos cuidadosamente cada solicitud de enmienda y, si consideramos que la información que quiere enmendar es precisa y está completa, se aceptará su solicitud. Si se deniega su solicitud de enmienda, se le notificará la razón de la denegación.
• Tener un recuento de las revelaciones de su información médica para propósitos que no sean su tratamiento, pago, operaciones de atención médica o una autorización que usted haya firmado.
•  Solicitar comunicaciones de su información médica por medios alternativos o en lugares alternativos.
• Revocar su autorización para usar o revelar información médica, excepto en la medida en que ya se haya hecho.

Si desea obtener más información o reportar un problema
Si tiene preguntas sobre este Aviso o desea hablar sobre un problema, comuníquese con el director de cumplimiento/privacidad al (217) 258-4147. Si cree que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja al director de cumplimiento/privacidad.  Además, puede presentar una queja por escrito al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (U.S. Department of Health and Human Services). Las personas que presenten una queja de buena fe no estarán sujetas a represalias.

Ejemplos de revelaciones para tratamiento, pago y operaciones médicas:
Usaremos su información médica para tratamiento.
Por ejemplo: la información obtenida por un enfermero, proveedor médico u otro miembro de su equipo de atención médica se registrará en su expediente y se usará para determinar el curso del tratamiento que funcionará mejor para usted. Su proveedor médico documentará en su expediente las expectativas de los miembros de su equipo de atención médica. Entonces, los miembros de su equipo de atención médica registrarán las acciones que tomen y sus observaciones. De esa manera, el proveedor médico sabrá cómo usted está respondiendo al tratamiento.  

Podemos revelar su información médica en estas circunstancias.

• Cuando intentemos obtener su consentimiento y no podamos porque usted no esté consciente o esté incapacitado de otra manera y deducimos razonablemente que usted habría dado su consentimiento con estas dificultades en la comunicación.
• Cuando necesite tratamiento de emergencia.
• Cuando se nos pida por ley revelar su información médica.

Usaremos su información médica para pago.
Por ejemplo: se le puede enviar una factura a usted o a un pagador tercero. La información de la factura o que la acompaña puede incluir información que lo identifique, así como su diagnóstico, los procedimientos y los suministros que
se usaron.

Usaremos su información médica para las operaciones comerciales regulares.
Por ejemplo: los miembros del personal médico y los equipos para la mejora de los procesos pueden usar la información en su expediente médico para evaluar la atención y los resultados en su caso y en otros similares. Esta información se usará en un esfuerzo para mejorar continuamente la calidad y la eficacia de la atención médica y servicio que se da.  

Asociados comerciales: nuestra organización presta algunos servicios a través de contratos con asociados comerciales. Por ejemplo, el servicio de laboratorio externo para ciertas pruebas de laboratorio. Cuando se contratan estos servicios, podemos revelar su información médica a nuestro asociado comercial para que pueda hacer el trabajo que le pedimos. Sin embargo, para proteger su información médica, es necesario que el asociado firme un contrato con Sarah Bush Lincoln.

Directorio: a menos que usted nos informe de que se opone, usaremos su nombre, ubicación en el centro y la afiliación religiosa para propósitos del directorio. Esta información se puede dar a miembros del clero y, salvo su afiliación religiosa, a otras personas que pregunten por su nombre.

Notificación: a menos que usted nos informe de que se opone, podemos usar o revelar información para notificar a un familiar, representante personal o a otra persona responsable de su atención, su ubicación y condición médica general.

Comunicación con la familia: a menos que usted nos informe de que se opone, los profesionales médicos, usando su mejor criterio, pueden revelar a un familiar, amigo cercano o a cualquier otra persona que usted identifique, información médica relevante para la participación de dicha persona en su atención o pago relacionado con su atención.

Mercadeo: podemos comunicarnos con usted por recordatorios de citas o información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que pueden ser de su interés.

Investigación: podemos revelar información sin su autorización a investigadores cuando nuestra Junta de Revisión Institucional haya aprobado una exención en la autorización para revelar. El investigador ha establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información médica.

Examinador médico: podemos revelar información médica a un examinador médico de acuerdo con lo que autoriza la ley.
Directores de funerarias: podemos revelar información médica a los directores de funerarias de acuerdo con la ley aplicable para que lleven a cabo su trabajo.

Organizaciones para obtención de órganos: de acuerdo con la ley aplicable, podemos revelar información médica a las organizaciones para obtención de órganos o a otras entidades involucradas con la obtención, que funcionen como banco o que trabajen con el trasplante de órganos con el propósito de donación y trasplante de tejidos.

Ayuda en caso de desastres: podemos usar o revelar información médica para propósitos de ayuda en caso de desastres hasta donde lo autorice la ley.

Para detener una amenaza grave: podemos compartir su información médica para prevenir una amenaza grave y urgente para su seguridad o la de alguien más. Por ejemplo: se puede reportar a la policía una amenaza de dañar a otra persona.

Autoridades militares: si usted es miembro o veterano del ejército, podemos compartir su información médica con las fuerzas armadas, de acuerdo con lo que autorice o exija la ley. Podemos compartir información médica sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.

Compensación de los trabajadores: podemos revelar información médica hasta donde esté autorizado y sea necesario para cumplir las leyes con relación a la sobre compensación de los trabajadores u otros programas similares establecidos por la ley.
Reporte de salud pública: podemos revelar información médica para las siguientes actividades y propósitos de salud pública:

• Reportar con el propósito de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, de acuerdo con lo que exija la ley y afecte a la salud pública.
• Reportar sospechas de abuso, negligencia o explotación infantil o de adultos vulnerables a salud pública o a otras autoridades del gobierno autorizadas por ley.
• Reportar información sobre productos bajo la jurisdicción de la Administración  de Alimentos y Medicamentos de EE. UU.
• Alertar a una persona que pueda haber sido expuesta a una enfermedad contagiosa o pueda de otra manera estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición médica.
• Reportar información a su empleador, según lo exija la ley. Por ejemplo: departamentos de salud estatales y locales y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (Prevention, and Occupational and Health Administration, OSHA).

Actividades de supervisión de la salud: podemos revelar su información médica a la agencia de supervisión de la salud que garantiza que estamos cumpliendo con los reglamentos de los programas del gobierno, como Medicare y Medicaid.

Institución correccional: si es un recluso de una institución correccional, podemos revelar a la institución o agentes de la misma, información médica necesaria para su salud y la salud y seguridad de otras personas.

Orden público: podemos revelar información médica con propósitos de orden público según lo exija la ley, en respuesta a una citación válida o en cumplimiento con una orden del tribunal. También podemos revelar información médica limitada a la policía o a oficiales del orden público con propósitos de identificación y localización, así como para apoyar en investigaciones criminales.

Recaudación de fondos: podemos usar cierta información (nombre, dirección, teléfono o información de correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, sexo, cobertura de seguro médico, fechas de servicio, departamento de información del servicio, información del médico tratante o información sobre el resultado) para comunicarnos con usted con propósitos de recaudar fondos para Sarah Bush Lincoln y usted tendrá el derecho a no seguir recibiendo tales comunicaciones con cada solicitud. Para el mismo propósito, podemos dar su nombre a la Sarah Bush Lincoln Health Foundation.  El dinero recaudado se usará para ampliar y mejorar los servicios y programas que damos a la comunidad. Usted tiene la opción de ya no recibir las solicitudes para recaudar fondos y su decisión no afectará su tratamiento ni el pago de los servicios en Sarah Bush Lincoln.